O segredo das grandes empresas familiares

O segredo das grandes empresas familiares - Revista INCorporativa

Dicas de como armazenar uma NF-e recebida

A  emissão de documentos fiscais eletrônicos é algo que já está no dia a dia das empresas, mas muitas ainda não procedem com o correto recebimento dos arquivos enviados por fornecedores, prestadores de serviços e transportadores. Assim como os arquivos emitidos, os recebidos precisam ser armazenados durante o período de cinco anos.

Talvez sua empresa ainda não tenha um processo de recepção, validação e armazenamento de documentos fiscais eletrônicos, mas saiba que esse é um processo exigido pelo Fisco e passível de multas.
Seguem algumas dicas de como proceder para evitar transtornos e prejuízos financeiros:

• 1) Crie uma conta de e-mail exclusiva para receber somente os documentos fiscais eletrônicos (NF-e, NFS-e e CT-e);
• 2) Atualize seu cadastro junto aos seus fornecedores, prestadores de serviços e transportadores e divulgue seu endereço de e-mail;
• 3) Negocie com eles para que encaminhem o arquivo XML sempre que houver uma transação de venda, transporte ou prestação de serviços;
• 4) Caso não encaminhem os documentos por e-mail, solicite então que disponibilizem os arquivos em algum site, assim você poderá fazer o download dos arquivos;
• 5) Ao receber um arquivo, verifique se o mesmo está válido. Essa verificação pode ser feita no Portal da NF-e, Portal do CT-e e no Portal da prefeitura de seu município;
• 6) Armazene de forma segura todos os arquivos recebidos;
• 7) Antes de aceitar a entrada de uma mercadoria, utilize o DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica) para conferir se o fornecedor encaminhou o arquivo XML. Só aceite mercadorias em que o fornecedor disponibilizou o arquivo;
• 8) Lance todos os documentos fiscais eletrônicos em seu sistema de gestão; eles possuem informações essenciais para a geração do SPED (Sistema Público de Escrituração Digital);
• 9) Encaminhe todos os arquivos XML recebidos para sua contabilidade.
• Implementar, na íntegra, um processo de gestão de documentos fiscais eletrônicos é algo que vai muito além disso, mas esses são cuidados mais básicos que sua empresa precisa ter e podem ser feitos de forma manual.

O cenário ideal é aquele onde você utiliza processos bem definidos e softwares especialistas, podendo assim automatizar todos os tópicos acima descritos e contribuir com a melhoria de muitos outros.
Se sua empresa ainda não conseguiu implantar uma gestão de e-Docs, comece pelo processo básico. A recepção, validação e armazenamento de todos os documentos fiscais eletrônicos recebidos são obrigações fiscais e empresas que não fizerem poderão sofrer multas que podem chegar a 150% do valor do imposto devido.

Maicon Klug, diretor da G2KA Sistemas.

Fonte: http://www.tiinside.com.br